At the end of January, an online event marked the public launch of MindfulPacer, a new app focused on helping people better understand and manage their available energy in everyday life.
The event included a short introduction to the background of the project, a live demonstration of the app, and an open discussion about practical use cases. Around 65 participants joined the session and contributed questions and feedback during an interactive Q&A.
Read more →If your team is multi-tasking during meetings, it’s a sign that the meetings, not the team, needs fixing.
Developers spend 8-10 hours a week, on average, in meetings. While some are useful, many are viewed as unproductive and interrupt long periods of focused work. Good meetings are short, well-prepared, and include only the right people. Scattered or unnecessary meetings disrupt deep work and increase fatigue.
Read more →Regular deep work – or better yet, achieving flow – is one of the hardest things to maintain in hybrid teams. What are key barriers and what can we do?
At FlowLabs, we’ve seen firsthand how even small design changes to workflows can foster team focus.
Read more →This post appeared first on Substack.
I’m starting an essentialist blog to share quick productivity tips, inspiring reads, and useful tools. Today, I cover tools to finally get your tasks done and GenAI in software engineering.
I haven’t sent a newsletter in a while. Why? I kept postponing it due to other priorities and uncertainty about how to set it up. If I commit to it, I want to stick with it – while making sure it’s truly valuable to you, as value your attention.
Inspired by Tim Ferriss’ and Alan Frei’s minimalist, plaintext blog that covers short inspirational reads, tools and ideas, I am finally starting mine. And no, I won’t write the newsletter with ChatGPT, promise! Also, if you have feedback on the format, feel free to email me at andre@flowlabs.com. Thanks for being here!
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This post first appeared in Forbes on June 25, 2025 and was written by Prof. Dr. Lauren Howe, one of our research collaborators.
Work today is full of interruptions. The constant influx of emails, notifications, and questions from co-workers can slow individual progress and create a sense of frustration. After all, most people want to feel productive and work toward crossing off important goals from their to-do list.
But productivity is more than a one-person show: it’s a team effort. Recognizing this can help managers to make their teams more productive.
One solution is to let team members know when they should avoid interrupting people, so that focus time is protected. To accomplish this, a team of researchers at the University of Zurich developed the “FlowLight,” a tool that detects when a worker is focused and signals availability for interactions to others. First, the tool measures whether workers are in a state of “flow,” detecting this through computer activity like keyboard and mouse usage. Then, the tool signals via a lightbulb mounted nearby whether now is a good time for interruptions. Like a traffic light, red signals that a person should not be interrupted as they’re in the midst of deep work, while green means go ahead.
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In der dritten Folge des DSI Podcasts «Genial digital?» spreche ich mit Podcast-Host Milena Ragaz über den täglichen Gebrauch von Handys und Computern. Wie nutzen wir diese digitalen Geräte im Alltag und bei der Arbeit? Und vor allem: wie können wir sie nachhaltig nutzen, um künftig neben unserer Produktivität auch unser Wohlbefinden zu steigern?
Milena Ragaz besuchte mich in meiner Funktion als DSI Forscher in meinem Büro am Institut für Informatik der Uni Zürich. Dabei sprachen wir unter Anderem über PersonalAnalytics, RescueTime und Apple Screen Time. Das sind alles Ansätze, um unsere eigene Gerätenutzung besser zu verstehen.
Wir diskutieren Erkenntnisse diverser Studien, welche wir mit PersonalAnalytics durchgeführt haben, und ich teile konkrete Tipps, wie die digitale Selbstbeobachtung und -Reflektion nachhaltig wirken kann.
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Ein kurzer Teams-Chat hier, ein Zoom-Meeting dort – und zwischendurch noch die “ganz kurze” Frage von der Chef:in. Kein Wunder, dass Fokus oft auf der Strecke bleibt.
In der aktuellen Folge des Podcast Schampar Digital habe ich mit Frank Richter über genau dieses Thema gesprochen:
Wie wirken sich ständige Unterbrechungen auf unsere Arbeit aus – und welche Strategien helfen, um Flow statt Frust zu erleben?
🎧 Jetzt (auf Schweizerdeutsch) anhören auf Spotify, YouTube oder Apple Podcasts:
This post first appeared in German on www.mindfulpacer.com.
Hallo zusammen!
Gerne möchte ich die Gelegenenheit nutzen, um (endlich) ein Statusupdate zum MindfulPacer-Projekt zu geben. Dieses ist schon lange überfällig, aber diverse Herausforderungen haben dazu geführt, dass sich dieses mehrmals verzögert hat.
Wie einige vielleicht wissen, ist MindfulPacer Mitte 2023 aus einem Masterprojekt am Institut für Informatik entstanden und die Projektfortsetzung wurde dann Ende 2023 mit dem Postdoc Team Award ausgezeichnet, aufgrund dem interdisziplinären Charakter, welche u.A. Medizin und Informatik beinhaltet. Um die nächsten Projektschritte zu finanzieren, haben wir bei der Digitalisierungsinitiative der Zürcher Hochschule (DIZH) einen kleinen Forschungsantrag gestelt und erhalten. Das Ziel dieses Forschungsbeitrags ist, MindfulPacer zu veröffentlichen und anschliessend die Community einzubinden, um gemeinsam das Projekt voranzutreiben. Nach einem Wechsel in der Co-Projektleitung, wir haben mit Tobias Hoch einen würdigen Ersatz gefunden, und haben im Frühling 2024 mit dem Projekt starten können!
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I am thrilled to announce the acceptance of our newest FlowTeams-paper that marks a continuation of our seminal FlowLight-paper. This blogpost first appeared in the FlowLabs blog.
A key challenge that knowledge workers in hybrid teams face nowadays revolves around finding a balance between focused work and collaborating with their team to support them. When an individual spends too much time with teamwork, individual productivity might suffer. Conversely, when focusing only on progressing one’s own work, teamwork suffers and co-workers might remain blocked with unanswered questions.
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I was recently invited to contribute an article to the alumni magazine of the Department of informatics (of the university of Zurich). In that article, I talk about challenges of hybrid work and give a few concrete pointers towards tackling them, by involving the team.
In einer Arbeitswelt die sich durch die Covid-Pandemie rasant verändert hat, stehen Unternehmen vor der Herausforderung ihre Arbeitsmodelle neu zu definieren. Immer öfters möchten sich Arbeitnehmende nicht mehr nach traditionellen Arbeitsformen richten, wie beispielsweise täglich von 9-5 im Büro zu arbeiten und immer öfters fordern sie flexiblere, hybride Arbeitsprozesse. Um diese effizient umzusetzen und schlussendlich sogar als Wettbewerbsvorteil für die Gewinnung und langfristige Bindung von Talenten zu nutzen, beschreibt dieser Artikel einige Gedankenanstösse basierend auf Forschung mit und Beratung von Schweizer Unternehmen.
Grosse Technologieunternehmen wie Apple und Microsoft haben in den letzten Jahren Milliarden in den Ausbau ihrer Hauptsitze investiert, nur um sie nun grösstenteils leer vorzufinden. Auch in der Schweiz lesen wir ähnliche Schlagzeilen, wie jene von Roche, die den Bau des geplanten höchsten Büroturms der Schweiz, dem Bau 3, verschoben hat um das Bürokonzept zu überdenken. Dies beruht meist nicht auf massiven Fehlkalkulationen jener Unternehmen. Da sich solche Projekte von der Planung bis zur Umsetzung oft über mehrere Jahre erstrecken, konnte die Covid-19-Pandemie innerhalb weniger Monate die Art und Weise wie Unternehmen ihre Büroräumlichkeiten nutzen, grundlegend umkrempeln. Viele Wissensarbeitende möchten nicht mehr täglich den Weg ins Büro auf sich nehmen. Trotzdem sollen diese Investitionen sinnvoll genutzt werden.
Abraxas, a leader in innovative and secure ICT solutions for Swiss government agencies, recently invited me to write an article on how organizations can leverage hybrid work as a market advantage and to better balance focus and teamwork, while at the same time ensuring data privacy and security, especially nowadays with the omnipresent AI tools, such as ChatGPT. The article appeared online and in-print in the Abraxas Magazine.
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This German article was written as a collaboration with the Digital Society Initiative of the University of Zurich and first published on Inside IT, later on UZH News.
New Work erlaubt mehr Flexibilität beim Organisieren und Strukturieren der eigenen Arbeit. Dies kann zwar zu erhöhter Produktivität führen, aber die Teamarbeit leidet öfters darunter. Wie geht das unter einen Hut?
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As knowledge workers, we rely on our ability to concentrate and complete our tasks efficiently and effectively. However, with the constant influx of new information, interruptions from co-workers asking for help and distractions, it can be a major challenge to stay in focus for more than a few minutes at a time. Balancing all the different activities and duties and constantly recovering from interruptions throughout the day can be taxing on workers, resulting in higher stress, reduced motivation and more errors. In addition, finding such a balance can be challenging due to intricacies of everyday work, such as unplanned tasks or problems coming up, the natural need to collaborate frequently within and across teams, personal preferences on when and how to communicate and work, as well as trends towards remote/hybrid work.
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Co-Authors: Christoph Germann, André Meyer, Matthias Staib, Reto Sutter, Benjamin Fritz.
I am thrilled to share that my first peer-reviewed non-software engineering publication was just published, in European Radiology! It is one of the outcomes of my work as Head of Regulatory Affairs and Quality Management at ScanDiags, a Swiss AI-company that specializes on building AI-software that supports radiologists with the detection, measuring and diagnosis of musculoskeletal MRI.
You can access the open access publication directly on Springer.
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A couple of years ago, I’ve started experimenting with walk meetings for the first time, and briefly wrote about them in my blog. Little did I know back then that I would suddenly have way more time to walk, and that being outside was the only relatively safe way to talk to people face-to-face, and to limit risking an infection with COVID-19.
At work, spending an entire day in meeting rooms at the office or in a Teams or Zoom-meeting at the home office is certainly not very appealing, and spending that time sitting is actually quite unhealthy. After all, our bodies are not made for sitting, but we’re nonetheless sitting on average 9.3 hours a day, and this was before the pandemic!
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